في عالمنا اليوم توسعت الاتصالات الرقمية حول العالم وأصبحت الايميل جزءًا لا يمكننا الاستغناء عنه في حياتنا اليومية، فالايميل هو وسيلة أساسية للتواصل في العمل والتعليم والتجارة والعلاقات الاجتماعية، ولكن يمكننا الجزم إن التعامل مع البريد الإلكتروني ليس بالأمر البسيط كما يبدو للبعض، حيث ان الرد على الإيميلات يحتاج الى مهارات معينة، فمثلا هناك أمور متعلقة بتوقيت الرد ونبرة الرسالة والأسلوب الكتابي.
يعتقد البعض أن الرد السريع على العملاء هو الأفضل دائمًا بينما يرى آخرون أن التأني والتفكير قبل الرد هو المفتاح الأساسي للتواصل بشكل اكثر فاعلية، وبين هذا وذاك هناك حالات معينة يكون فيها الصمت هو أفضل رد ممكن، في هذا المقال، سنتحدث معكم حول فنون الرد على الإيميلات من منظور علمي وعملي، كما سنوضح لك تأثير توقيت الرد واسلوبه أو حتى الامتناع عن التحدث كما سنخبرك عن قصص واقعية تعكس أهمية هذا الموضوع .
متى يجب أن ترد على الإيميل
الايميل الذي غيّر مسار الشركة
ذات يوم تلقى سامي المدير التنفيذي لشركة تقنيات ناشئة، ايميل من شركة استثمارية كبيرة تعرض عليه تمويل لشركته، وكان عنوان الرسالة مباشر وجذاب فرصة استثمارية كبرى نود أن نسمع رأيكم حينها شعر سامي بالحماس ولكنه قرر إن يتريث ولا يتسرع في الرد.
وبالرغم من أنه كان بإمكانه إرسال رد فوري بالموافقة الا انه أدرك أن هذه القرارات تحتاج إلى الدراسة اولا وفي خلال الـ 48 ساعة القادمة تحقق سامي من خلفية الشركة المستثمرة وتشاور مع مستشاريه واستطاع ان يحلل العرض بدقة، وعندما قرر الرد أخيرًا اصبحت لديه معلومات كافية لمناقشة شروط التمويل وتحسين موقف شركته في المفاوضة، وبفضل التأخير في الرد تمكن من إتمام الصفقة.
ووفقًا لدراسات علم النفس الإداري والتواصل الالكترونر، فإن توقيت الرد على الإيميلات يمكن أن يؤثر على انطباع العميل وبشكل عام، يمكننا تصنيف توقيت الردود إلى ثلاث فئات اساسية هي:
- الرد الفوري خلال دقائق إلى ساعة
- يُفضل في الحالات العاجلة عند التعامل مع العملاء الذين يتوقعون منك الرد بسرعة.
- يستخدم عند الحاجة إلى إثبات كفاءة العمل.
- الرد المدروس بعد 24-48 ساعة
- مناسب للقرارات المصيرية التي تتطلب بحث أو مشورة قبل إعطاء إجابة نهائية.
- يُستخدم عندما يكون من الضروري مراجعة بعض التفاصيل والتكد من المعلومات قبل إلزام نفسك بشيء ما.
- التأخير المقصود بعد عدة أيام أو عدم الرد نهائيًا
- هو أداة تفاوضية فعالة في حالات العروض التجارية.
- يُستخدم في التعامل مع رسائل الايميل الغير المرغوب فيها أو التي قد تؤدي إلى نتائج غير مثمرة.
كيف ترد على الإيميلات بفعالية
ليلى مديرة مشاريع في شركة استشارية، تلقت بريدًا إلكترونيًا سيء من عميل رئيسي بسبب تأخرها في تقديم تقرير مهم، وكان نصف الرسالة مليئًا بالكلمات القاسية والبذيئة وبدت نبرة المرسل انه غاضب جدًا، في البداية شعرت ليلى بالانزعاج والضيق وأرادت الدفاع عن فريقها على الفور، ولكنها تذكرت ااقاعدة الذهبية في كتابة الإيميلات الا وهي لا ترد وأنت غاضب.
فبدلاً من إرسال رد فوري، قررت ليلى أن تهدأ وتعيد قراءة الرسالة بموضوعية، وبعد اقل من ساعة كتبت ردًا احترافيًا يتضمن اعتذارًا لبقًا وتفسيرًا مختصرًا للتأخير وحلًا سريعًا للمشكلة التي وقع فيها العميل، نتيجة ذلك ان العميل تحولت مشاعره من الغضب إلى الامتنان، وأصبح أكثر تعاونًا من الماضي، فلو كانت ليلى ردّت بنفس النبرة الغاضبة لتفاقمت المشكلة وانتهت بخسارتها للعميل.
وهذه هي العناصر الأساسية للرد على البريد الإلكتروني بفاعلية
- ابدأ بالتحية واستخدم اسم الشخص بشكل محترم مثل عزيزي الأستاذ رامي.
- كن واضحًا ومباشرًا ولا تكتب رسائل طويلة غير ضرورية وابدأ فيها بالنقطة المحورية التي ترغب في قولها.
- استخدم نبرة هادئة وتجنب العبارات العاطفية أو الهجومية.
- راجع الرسالة قبل إرسالها لأن الأخطاء الإملائية أو النحوية تقلل من احترافية رسالتك.
- اختم الرسالة بجملة إيجابية لتنهي الرد بشكل لبق اكتب للعميل أتطلع إلى ردكم أو شكرًا لوقتك.
لماذا قد يكون الصمت اختيار
حسام موظف في شركة استشارية، تلقى رسالة عدائية على بريده الإلكتروني من زميل له يلومه فيها على خطأ لم يرتكبه بعد حينها شعر حسام بالغضب ورغب في الرد فورًا للدفاع عن نفسه لكنه قرر استشارة مديره في البداية وحينها نصحه بعدم الرد على الفور انتظر حسام يومين وفي خلال ذلك الوقت هدأت الأوضاع وتبين أن الزميل كان يمر بضغط شديد وأخطأ عندما القى عليه اللوم، وبعد مرور ايام اعتذر زميل حسام له شخصيًا، فلو كان حسام قد رد عليه بسرعة، لربما تصاعدت المشكلة وتحولت إلى مشكلة وشجار طويل بينهما لذل الصمت أقوى من الرد في بعض الحالات:
- تلقي بريد إلكتروني عدائي أو مستفز
- عدم الرد على الرسالة يجنبك تصعيد الموقف.
- يُظهر أنك شخص ناضج ولا تنجرف وراء عواطفك.
- تلقي طلب غير مناسب ومشبوه
- بعض الرسائل قد تكون محاولات للاحتيال أو التلاعب، وتجاهلها هو الحل الأفضل.
- عدم وجود إضافة ذات قيمة
- إذا لم يكن لديك شيء مهم لتقوله فالصمت افضل.
- عند استخدام التجاهل كأداة للتفاوض
- في بعض الحالات عدم الرد قد يدفع الطرف الآخر إلى تقديم عرض أفضل ومراجعة موقفه تجاهك.
الخاتمة
فن الرد على الإيميلات ليس مجرد مهارة تقنية بل هو عنصر اساسي في إدارة العلاقات المهنية والشخصية، ومعرفة متى ترد وكيف ترد ومتى تفضل الصمت يؤثر بشكل كبير على سمعتك المهنية وفعالية تواصلك، وسواء كنت ترد بسرعة او تأخذ وقتك في التفكير قبل الرد أو تختار عدم الرد فإن كل رسالة بريد إلكتروني هي فرصة عظيمة لإظهار احترافيتك، والقرار لك الآن كيف ستتعامل مع الإيميلات في حياتك اليومية وإن كنت تحتاج إلى مساعدة تواصل معنا واخبرنا وسنساعدك بكل تأكيد.
الأسئلة الشائعة
ما هي آداب الرد على البريد الإلكتروني؟
آداب الرد على البريد الإلكتروني هو ان تقوم بالرد قبل نهاية اليوم أو في خلال 5 أيام على الاقل. وإلا فقد يستسلمون أنك لن ترد او ينسون ما الذي كنت تتحدث به في رسالتك الأولى.
كيف ترد على رسالة بريد إلكتروني وقحة بشكل احترافي؟
يمكنك ان ترد على رسالة بريد إلكتروني وقحة بشكل احترافي من خلال استخدم لغة بسيطة وتجعل رسالتك واضحة وتجنب كتابة مصطلحات قد تعقد الأمور أو يفسرها المرسل بطريقة خطأ، وحافظ على الاحتراف حتى لو كانت رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بالمرسل وقحة استجب دائمًا بأدب واحترام.
